Los procesos tradicionales de project management se enfocan principalmente en la planificación a largo plazo y en el análisis constante de riesgos para conseguir la ejecución estable de los proyectos. Sin embargo, en un entorno tan cambiante como al que nos enfrentamos hoy en día, incluso planificando con la mayor meticulosidad posible, un Project Manager puede encontrarse diariamente con eventos inesperados que le obliguen a cambiar de curso o tomar decisiones inmediatas con grandes implicaciones. Estos eventos se pueden clasificar en función de qué tan predecibles son: eventos que eran anticipados pero cuyos impactos son mayores de lo esperado, eventos que no podían ser anticipados, o eventos que podían ser anticipados pero que no lo fueron. En los tres casos, estos sucesos representan situaciones que deben ser abordadas por un Project Manager de forma rápida, diligente y eficiente. La gran pregunta es, por supuesto, ¿cuál y cómo es la mejor forma de hacerlo?
Estudios publicados en Harvard Business Review concluyeron, después de entrevistar a más de 150 especialistas en gestión de proyectos, que la mayoría de los Project Managers que son capaces de reaccionar ante estos eventos de forma eficiente lo hacen combinando de manera efectiva los procesos tradicionales del project management con las metodologías ágiles modernas. En otras palabras, la clave del éxito en la gestión de proyectos está en conseguir el equilibrio entre la flexibilidad y la rigidez en los procesos de gestión. En la práctica, este equilibrio lleva a los Project Managers asumir cuatro funciones diferentes:
Desarrollar la colaboración:
El éxito de cualquier proyecto depende del trabajo en equipo de muchas personas cuyas diversas experiencias convergen en la ejecución de dicho proyecto. Además, la colaboración es crucial para la detección oportuna de problemas y también para la implementación de soluciones efectivas.
Integrar la planificación y el seguimiento con el aprendizaje:
Cuando los Project Managers se enfrentan a entornos cambiantes deben adoptar la iteración e implementar un enfoque de gestión en olas. Las decisiones estratégicas no se deben tomar utilizando como referencia información volátil. Por ello, deben planificar utilizando un esquema de olas en el cual el proyecto avanza a medida que la información disponible es más específica. Los Project Managers deben generar planes detallados a corto plazo y planes más flexibles a largo plazo que se adapten mejor a las realidades a las que se enfrentan.
Prevenir la disrupción:
Un buen Project Manager siempre anticipa la disrupción, incluso durante los momentos de más calma, siendo flexible y respondiendo proactivamente ante ella. Algunos Project Managers viven bajo una filosofía de “paranoia productiva” que los ayuda a estar siempre atentos a la disrupción imprevista.
Mantener el avance por inercia:
Una de las mejores formas de mantener el avance por inercia en la gestión de proyectos es reaccionar rápidamente ante los problemas que surgen para buscar soluciones rápidas y efectivas. Resolver los problemas en cuanto surgen es vital para mantener el ritmo y el progreso en el project management.
Aunque los Project Managers intenten disminuir la frecuencia y reducir el impacto de los imprevistos a los que se enfrentan, la realidad es inevitable que estos ocurran constantemente mientras se desenvuelvan en un mundo tan cambiante como el actual. La capacidad de reconocer los problemas recurrentes y esporádicos, y también la de asumir con flexibilidad las funciones anteriormente descritos para afrontarlos, es esencial para todos los Project Managers en el complicado mundo actual de los negocios.
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