Cada vez más las empresas se apalancan en una tecnología emergente llamada RPA (Robot Process Automation/Automatización Robótica de Procesos) con el objetivo de optimizar sus procesos operacionales y reducir costes. A través de la implementación de tecnologías de RPA las empresas pueden automatizar tareas y procesos liberando así el tiempo de sus empleados para que estos puedan dedicarse a generar más valor para el negocio y los consumidores.
RPA es una aplicación de tecnología digital que permite a las empresas automatizar tareas transaccionales en diversas aplicaciones de la misma manera que las haría un usuario o empleado humano. Utilizando herramientas de RPA, las empresas pueden configurar soluciones de software (también llamados robots) para capturar e interpretar aplicaciones con el objetivo de manipular datos, completar transacciones, o ejecutar acciones concretas.
Todos los sistemas de RPA están compuestos por una entrada digital de datos estructurados y un proceso lógico basado en reglas, condiciones, y bucles que actúa en consecuencia de los datos que recibe. Estos protocolos imitan las acciones o el proceso de toma de decisiones que seguiría un humano, replicando así la ejecución de tareas repetitivas y estructuradas. El objetivo principal de un sistema de RPA es reducir o eliminar la carga de trabajo y el tiempo que dedicarían los empleados a ejecutar tareas repetitivas.
«La primera regla de cualquier tecnología que se utiliza en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia»
Bill Gates – Cofundador de Microsoft
Cómo están utilizando el RPA las empresas hoy en día
Muchas empresas importantes están utilizando sistemas de RPA alrededor de todo el mundo. Empresas como AT&T, Deutsche Bank, Vanguard, Google, Amazon, Walgreens, y American Express están aprovechando las ventajas que brindan los sistemas de RPA para optimizar sus modelos de negocio.
Clay Johnson, el antiguo CIO de Walmart y actual CTO de Yum! Brands, comentó que el gigante del retail se apalanca en más de 500 robots para automatizar diversos procesos que van desde la gestión de quejas hasta la comprobación de información interna en procesos de auditoría contable. Por otro lado, David Thomson, CTO de American Express Global Business Travel, ha afirmado que su empresa utiliza RPA para automatizar procesos de gestión y reembolso de vuelos cancelados, ofrecer recomendaciones para cambios de tickets, y brindar servicios de atención al cliente personalizados. Independientemente del tamaño o el sector de las empresas, el RPA es una herramienta muy importante que permite aprovechar eficiencias en diversos procesos y operaciones en muchas áreas funcionales del negocio.
Las ventajas principales de los sistemas de RPA
Reducción de costes: Los sistemas de RPA permiten a las empresas reducir costes al optimizar procesos y disminuir el número de horas de trabajo que requeriría completar dichas tareas manualmente. En muchos escenarios, los robots son más eficientes que los seres humanos y además son capaces de gestionar mejor las tareas repetitivas y automatizables.
Servicios de mejor calidad: Los sistemas de RPA son capaces de mejorar la calidad de los servicios que las empresas ofrecen a sus clientes. A través de los sistemas de RPA las empresas pueden automatizar procesos asegurando así los estándares de calidad que ofrecen a sus consumidores. A diferencia de los seres humanos, un sistema de RPA siempre ofrecerá a los clientes la misma calidad de servicio.
Mayor eficiencia y rapidez: Los robots son capaces de completar tareas repetitivas más rápido que los seres humanos. Los robots pueden trabajar más horas, no necesitan vacaciones, y no necesitan descansar los fines de semana. Un solo robot puede hacer el mismo trabajo que varios empleados humanos juntos.
Reducción de riesgos y errores: Los sistemas de RPA funcionan siguiendo un proceso lógico que responde a los datos que recibe. Al igual que un humano, después de recibir un input, un sistema de RPA sigue ciertos patrones o protocolos para ofrecer un output como respuesta. Una de las principales ventajas de estos robots es que reducen significativamente los errores al seguir siempre estrictamente los patrones y directrices que se definen para completar una tarea. En otras palabras, los sistemas de RPA ayudan a las empresas a reducir significativamente los errores que cometerían las personas si tuvieran que completar los mismos trabajos.
Las desventajas más importantes de los sistemas RPA
El desplazamiento de la fuerza laboral: Una de las principales críticas a los sistemas de RPA es el desplazamiento de la fuerza laboral que trae como consecuencia su implementación. Cuando se implementan robots en las empresas que asumen el trabajo de las personas y además lo hacen de forma más eficiente, en muchas ocasiones ocurre un desplazamiento de estos empleados. Hoy en días, los empleados que tienen trabajos menos cualificados o más repetitivos son quienes están más en riesgo de ser sustituidos por robots y sistemas de RPA.
Alto coste de implementación: Implementar sistemas de RPA es una tarea compleja en la cual es necesario invertir numerosos recursos y tiempo. En muchos casos, las empresas no son capaces de implementar estos sistemas por el alto coste monetario que representa su ejecución y el largo tiempo que requiere su puesta en marcha. Para optimizar el lanzamiento de robots, existen diversas herramientas como las matrices de priorización. Estas matrices permiten a las empresas evaluar cuál será su impacto, cuánto tiempo será necesario dedicar para su implementación, y cuántos recursos habrá que invertir para su desarrollo. En el mediano plazo, aunque la inversión inicial es alta, las empresas siempre lograrán optimizar procesos y reducir costes a través de los sistemas de RPA.
Falta de flexibilidad: Hoy en día, solamente es posible automatizar a través de el RPA procesos repetitivos y poco complejos. Las tecnologías actuales aún no son lo suficientemente avanzadas como para lograr automatizar procesos complicados en los cuales la toma de decisión va más allá de protocolos sencillos en base a inputs de datos normalmente estructurados. A medida que la tecnología avanza, los robots seguramente asumirán otras tareas más complejas que hoy por hoy todavía solamente pueden completar los seres humanos.
Inbound Mindset 