Cómo transformar las empresas para que sean ágiles

Si trabajas en el mundo de los negocios en sectores que están siendo redefinidos por la trasformación digital, independientemente del área en la que estés, seguro ya has escuchado sobre las empresas y equipos de trabajo ágiles. Durante los últimos años las empresas y organizaciones han sufrido un proceso de transformación vertiginoso como consecuencia de las nuevas dinámicas que ha traído el entorno digital. Para sobrevivir en esta nueva era, las empresas deben ser más ágiles y rápidas que sus competidores, y esto requiere un cambio importante que afecta a toda la organización.

En los años 90 los proyectos tecnológicos solían fracasar porque:

  • No existía una buena coordinación entre los equipos de negocio y los equipos de IT. Los tiempos de ambos equipos no estaban bien alineados, y por ende los objetivos no eran alcanzables.
  • Los proyectos tecnológicos muchas veces no cumplían con las expectativas ya que no se alineaban las necesidades de los consumidores con las necesidades del negocio.
  • Las tecnologías no se adaptaban bien a la demanda de necesidades que tenían las empresas. Es decir, el software y el hardware no evolucionaban a la velocidad que marcaban las necesidades de las organizaciones.

Sin embargo, hoy por hoy, la realidad es otra completamente diferente. Las nuevas tecnologías han cambiado radicalmente las formas de hacer las cosas. Muchas empresas han aprendido a aprovechar el poder de las tecnologías digitales para satisfacer mejor las necesidades de sus consumidores. A través de técnicas, estrategias y metodologías ágiles muchas empresas han evolucionado para convertiste en competidores digitales capaces de generar valor aprovechando la digitalización de sus modelos de negocio tradicionales.

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¿Cuáles son los principales retos a los cuales se enfrentan las empresas que quieren ser más ágiles en la nueva era digital?

  • Mantener el foco en el consumidor: El consumidor siempre debe ser el centro de todo modelo de negocio digital. El objetivo de cualquier equipo de proyecto ágil debe ser siempre crear valor para el consumidor final de una manera más eficiente. Cuando el cliente no es el foco de la innovación, las empresas pueden entrar en un bucle peligroso de innovar por innovar. La innovación sin un fin concreto que se refleje en valor para cliente no debe ser nunca el objetivo de ninguna organización.
  • Crear equipos ágiles y diversos: La creación de equipos ágiles y diversos debe ser el objetivo más importante de cualquier empresa que busque ser más ágil y eficiente. En las empresas ágiles las estructuras organizacionales jerárquicas tradicionales se dejan atrás para dar paso a nuevas estructuras de trabajo matriciales. Estas redes de trabajo multidisciplinares permiten formar equipos diversos que son más eficientes para enfrentar problemas y proyectos complejos.
  • Ser flexibles y aceptar el cambio: Los seres humanos somos adversos al cambio por naturaleza. Sin embargo, en los procesos de transformación es importante gestionar bien el cambio para que todas las personas en la empresa sientan que son una parte importante de la evolución. El cambio organizacional no se da solamente por modificar las estructuras organizacionales, más bien es un proceso transversal que depende del compromiso y flexibilidad de todos los empleados de la organización.
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Las tres leyes que caracterizan a una organización ágil

Para que una organización sea considerada realmente ágil debe cumplir con las siguientes leyes o características:

La ley del consumidor – Transferir el poder al consumidor

Las empresas modernas se enfrentan a la realidad de que ahora el poder lo tienen los consumidores, no las propias empresas. Gracias a la transformación digital los consumidores tienen cada vez más recursos para tomar mejores decisiones de compra. Los consumidores tienen a su disposición muchísimas fuentes de información relevantes sobre las empresas y sus productos o servicios, tienen acceso a las reseñas y opiniones de otros consumidores, y además cuentan con nuevas tecnologías que les permiten satisfacer mejor sus necesidades.

El consumidor debe ser el eje del modelo de negocio de cualquier empresa ágil. Esta directriz la deben seguir todas las unidades de negocio de la organización, incluidas aquellas que tradicionalmente han estado más apartadas del cliente final. Los proyectos que se ejecutan en todas las unidades de negocio, sin importar si son back o front office, deben estar orientados a crear valor para el consumidor de la empresa. Solo a través de la monetización del valor es que se puede lograr una buena estrategia de negocio ágil.

La ley de los equipos – Equipos pequeños, ágiles y multidisciplinares

Los equipos ágiles no se construyen de la noche a la mañana. Transformar los equipos de cualquier empresa para que sean ágiles es un proceso complejo que se debe desarrollar a lo largo del tiempo. Los equipos ágiles, a diferencia de los equipos tradicionales, están compuestos por personas de diferentes departamentos o áreas funcionales. Esta diversidad de perfiles es precisamente lo que les hace capaces de afrontar diferentes retos aprovechando el cambio para proponer soluciones en vez de tener planes de trabajo rígidos. Para ser ágiles, estos equipos dividen los problemas grandes en problemas más pequeños, y buscan soluciones a cada uno de estos pequeños problemas por separado. Luego, integran todas las soluciones en un plan de acción coherente. Es importante destacar que los equipos ágiles son responsables del impacto de negocio de sus proyectos, es decir, de la rentabilidad financiera, del crecimiento de la empresa, y de la satisfacción del cliente, por ejemplo. En cambio, por lo general, los equipos tradicionales son solamente responsables del resultado concreto del proyecto como el producto, el servicio, o la solución tecnológica a un problema.

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La ley de las redes – Todos los esfuerzos ágiles deben estar coordinados en una red ágil

Tener equipos ágiles en organizaciones jerárquicas no tendrá ningún resultado positivo. Para que los equipos ágiles puedan tener impacto la organización entera debe funcionar como una red ágil. Esta red debe tener un objetivo general y común con el que todas las personas se sientan identificadas. De lo contrario, los objetivos de los equipos no estarán alienados entre sí y los esfuerzos no tendrán impacto. En las organizaciones ágiles la comunicación horizontal y el trabajo interdepartamental son tan importantes como la estructura vertical de las propias unidades de negocio. El objetivo debe ser convertir a la organización en una plataforma ágil de gran escala en la que los equipos multifuncionales puedan trabajar con libertad y de forma transversal.

Existen muchos métodos para llevar a cabo las transformaciones ágiles de las empresas y de los equipos como scrum, devops, lean, y kanban. Dependiendo del tipo de organización y proyectos es posible que sea más conveniente un método u otro. Pero independientemente del método que elijas, toma en cuenta que para que tus equipos puedan trabajar en agile necesitas:

  • Implicar a todos los miembros del equipo para que se sientan realmente parte del proceso de transformación y responsables de conseguir los objetivos.
  • Establecer figuras de liderazgo efectivas que sean capaces de dirigir el proceso de transformación en las distintas áreas y proyectos de la empresa.
  • Romper las barreras tradicionales de las estructuras jerárquicas e implementar nuevas redes de trabajo matriciales y multidisciplinares.
  • Poner énfasis en el desarrollo de los equipos, no solamente en el desarrollo de los individuos y personas.

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